面对又多又杂的设计项目，如何管理排期？

大概是临近年末都会比较忙的缘故，总有同学来问我有关工作项目管理、优先级排期的问题，比如：“当面对多个设计需求以及其他工作任务并行的时候，我总是会手忙脚乱。怎么去合理安排自己手上各种事情的优先级，保证按时产出和质量呢？”

在实际工作中，设计师承接的需求和工作内容大多是五花八门、繁简不一。本文会从两个方面来做经验分享：一是工作事件排序的优先级；二是工作执行方式的优先级。

PART 1，工作事件的优先级

关于工作排序，我最常用方法的是「四象限法」。即把工作按照 “紧急、不紧急、重要、不重要” 的组合分类分成四个象限，分别采取不同对策：

01.  紧急且重要 

这类工作优先做，也值得你花时间做。那什么样的工作是紧急且重要的呢？你的判断依据可以来源于「工作性质」和「合作关系」两个方面，比如这项工作：

– 是否是你 KPI 中要完成的重点内容；

– 是否是重点项目的重点环节和主要问题；

– 是否是老板布置给你且对你有高期待；

– 是否是重点项目且需要他人配合；

– 是否不完成就会阻碍他人工作的正常进行。

以上工作都需要你重点且认真地对待。这类工作同样也可以按照「四象限法」 来做划分，横轴是工作与 KPI 的相关性，纵轴是协作人角色的重要性，按照一定顺序来完成工作：

△ 紧急且重要的工作，也可以分出优先级

02.  紧急不重要 

这一象限的工作通常具有欺骗性，即往往因为紧急而让你感觉很重要，但实际上不应在此花费太多精力。

在时间上，你也可以按照半小时为限：

– 如果工作时间为半小时以内，就立即完成；

– 如果工作时间为半小时以上，跟相关方做沟通，确定一个双方都认为可行的截止时间，按计划完成。

你也同样可以将这类工作按照「四象限法」 来做划分，横轴是工作耗时长短，纵轴是协作人角色的重要性，按照一定顺序来完成工作：

△ 紧急不重要的工作，也可以分出优先级

03.  重要不紧急 

对于这类工作你需要做的是制定好工作计划，比如你可以将工作拆分成以天、周、月为单位的几个阶段，规定自己每天、每周、每月要有哪些产出，按照计划去做即可。

△ 重要不紧急的工作，按照计划有序进行

04.  不重要不紧急 

一些琐碎的工作杂事，对于这些事情要学会拒绝。比如一些不重要的会议，没必要参加时，可以让参会人同步关键信息即可。

△ 不重要不紧急的工作，找方法

你可以在白板上、本子上、数据表格或看板上画出这四个象限，接到一个工作就将它放到某个象限中，做完了就划掉（会很有成就感），以此来管理工作排期：

△ 所有工作都能各就各位

另有一个建议，如果自己判断不出来某一项工作是否紧急和重要，可以询问你的上级，他会比你有更清楚的认知，给你更多输入。

PART 2，执行方式的优先级

所有工作在执行的过程中，都可以遵循以下三个原则：

先沟通，后执行

沟通永远是第一优先级。先了解工作目标、规划和预期再做执行可以少走很多弯路。

先他人，后自己

如果有跟他人协调的工作，先解决他人的问题或给他人安排工作，在做自己应该做的工作，这样可以保证尽早交换信息，也可以让双方同时进行工作。

先汇报，后推进

完成一个阶段或者取得了关键进展，先跟上级汇报后，再做下一步动作，小步迭代，不憋大招。

以上，希望对你有帮助。